Техника за управление
на времето FlyТехника за управление на времето Fly
Много често хората ме питат „Как успявам да постигам толкова много?“. Простият отговор, който давам е „Като отделям не малко време за собствените си цели и се раздавам само за онези нещата, които са важни за мен“. Разбира се има и много по-дълъг отговор. И това е моята лична система за управление на времето, която съм изградил и усъвършенствал през годините. Наричам я Техниката Fly.
15 мин.
Тази техника е част от книгата „Никога не спирайте да експериментирате“, която може да свалите напълно безплатно.
Какво мога да правя с една задача?
Да, може би странен въпрос, но всъщност изключително важен. Повечето от нас биха отговорили „автоматично“ с „Как какво? Захващам се за работа и я изпълнявам!“. Но проблемът с този отговор е, че задачите имат това свойство „никога да не свършват“, което означава, че в един момент може да се превърнем в онова „мишле“, което вечно „върти колелото“. След стотици часове „дисекция“ на най-различни задачи установих, че много често имаме алтернатива на изпълнението:
Изтриване.
Просто решавате, че тази задача няма да я изпълните. Да, това е реална алтернатива (и то доста често най-правилната)! 🙂
Трансфериране.
Решавате задачата да я „прехвърлите“ на някой друг. Но не само нейното изпълнение, а и отговорността за нея. Т.е. „давате я на някой друг и забравяте за нея“.
Планиране и отлагане.
Да, отлагането на една задача не е непременно нещо лошо. Но трябва да е „умно“ и добре премислено, а не просто, защото задачата е трудна, неприятна или просто, защото имаме много по-интересни неща за правене. Съответно – ако отложите задачата, планирайте кога ще се върнете към нея, за да я „преразгледате“. Иначе има опасност да я изпуснете и да се превърне в „пожар“.
Делегиране и следене.
Това е същото като трансферирането, ама не съвсем! 🙂 Изпълението „отива“ при друг, но отговнорността остава при вас. Съответно трябва да планирате част от времето си за „проследяване“ на това изпъление и осъществяването на контрол.
Изясняване.
Както аз го наричам, това е „мета“ действие – работа по самата задача и нейната дефиниция, а не по нейното изпълнение. Тук идеята е да изясним въпроси като „Каква е целта на тази задача?“, „Какво точно се очаква от мен?“, „Как да я изпълня?“ и т.н.
Опростяване.
И това е „мета“ действие като целта ни е да адресираме „сложността“ на задачата – например като я разбием на по-малки задачи, намалим нейния обхват и т.н.
Изпълнение.
Това е „същинската“ работа по задачата.
Гледайте случващото се на забавен кадър – точно като мухата!
Когато бъдете изправени пред нова задача – не карайте на „автопилот“ , а спрете за миг и се замислете какво е най-добре да направите с нея. Приемете го като „да инвестирате време в това да спечелите време“. Защото от действието, което ще предприемете, зависят „оборотите“, на които ще работите и живеете. Не се учудвайте, ако времето ви се изплъзва (и всичко ви е на „забързан кадър“), ако единствено, което правите е да изпълнявате задачите! Или пък, че ви е скучно и се чувствате неудовлетворени, ако винаги триете, трансферирате или отлагате задачите си. Истината е в баланса! A по-долу ще видите „потенциала“ на всяко действие да ви предвижи напред или назад по скалата „забавен“ – „забързан“ кадър.
забавен кадър
изтривате
трансферирате
планирате & отлагате
делегирате & следите
изяснявате
опростявате
изпълнявате
забързан кадър
А как да постигнете баланса?
Разгледайте матрицата по-долу. Тя е в основата на техниката Fly и ви помага лесно да определите дали трябва да изпълните дадена задача веднага, да я отложите или да направите нещо съвсем различно.
Как да разположите самите задачи? Това зависи от отговорите, които ще дадете на 5 характеристики, описващи самата задача:
- Важно ли е изпълнение на тази задача за мен? В конктекста на моите ЛИЧНИ цели?
- Важно ли е изпълнението на тази задача за някой друг? Например за мой колега, за моя ръководител, за моя екип и т.н.
- Спешна ли е? – например наближава крайния срок, в който трябва да е изпълнена?
- Ясна ли е? – например знам ли какво трябва да се направи и какъв е желаният резултат?
- Лесна ли е? – т.е. мога ли да я свърша бързо и без големи усилия?
важна за мен
важна за друг
ясна
лесна
спешна
изтрийте
не
не
-
-
-
трансферирайте
не
да
-
-
-
планирайте и отложете
да
-
да
да
не
делегирайте и следете
да
-
да
не
не
изяснете
да
-
не
-
-
опростете
да
-
да
не
да
изпълнете
да
-
да
да
да
Ползвайте този онлайн инструмент за разполагане на вашите задачи в матрицата?
Определете всяка от петте характеристики на вашата задача с помощта на падащите менюта. Когато приключите, отдолу автоматично ще се покаже действието, което трябва да предприемете.
Целта ви е през по-голямата част от времето да бъдете „котка“?
А не „кон“, „прасе“ или „куче“? Но какво означава всичко това научете с матрицата за лична ефективност!
Филтрирайте по тема:
Управление на времето
Управление на стреса
Самоувереност и асертивност
Ефективна комуникация
Лидерство
Работа в екип
Управление на конфликти
Управление на хора
Вземане на решения и решаване на проблеми
Ефективни преговори
Управление на проекти
Управление на промяната и ефективно учене
Scrum
Разберете колко често трябва да пробвате нови неща и да експериментирате.
Поставете правилните основи, за да изградите силна култура на растеж.
Оценете доколко устойчиво е това, което правите.
Минете на забавен кадър и случвайте важните неща.
Вие сте човекът, който трябва да се погрижи за своята лична ефективност.
Уверете се, че дефинирате цели, на които не може „да откажете“.
Оценете колко положително възприемате себе си.
Разберете дали полагате достатъчно от „правилната“ грижа за другия.
Проверете дали човека, за когото се грижите, е на „правилното място“.
Намерете правилната роля за всеки човек във вашата организация.
Научете се да „миксирате“ ефективно различните прояви на власт.
Проверете дали хората бихва ви последвали „до края на света“.
Вижте какви „битки“ трябва да спечелите, за да случите промяната.
Оценете до колко ефективно взимате решения.
„Обезвредете“ капаните по пътя на трансформирането на факти в действия.
Какво би избрал – супер звезди или супер екип?
Идентифицирайте правилната стратегия за управление на вашия екип.
Разберете в кои конфликти си заслужава да „влезете“.
Вижте как да създавате „неустоими“ предложения по време на преговори.
„Осветлете“ силовото поле на преговорите, които водите.
Дефинирайте правилно вашата цел преди да започнете една комуникация.
Изберете правилната стратегия за упрвление на заинтересованата страна.
Вижте защо е крайно време продуктът ви да мине на „диета“ и „упражнения“.
Прогнозирайте така, сякаш се борите с триглава змия.
Направете аутопсия на стреса и открийте „устойчив“ лек за него.
Помогнете на хората да се справят с негативните си емоции по време на промяна.
Оценете морала на хората, които управлявате.
Увеличете емоционалната обвързаност на хората към вашия екип и организация.
Изберете правилната ретроспектива спрямо развитието на вашия екип.
Вижте как да ретроспектирате там, където няма време и желание за това.
Оценете удовлетвореността на другите с вашата инициатива.
Свързани обучения?
Филтрирайте по тема:
Agile обучения и обучения за управление на проекти
Обучения за лична ефективност
Обучения за екипна ефективност и лидерство
Обучения за организационна ефективност
Свържете се с мен?
Хареса ви това, което прочетохте? Научете още повече със сертифициращото обучениe към Scrum.org и/или Scrum Master Академията на agify.me! 🙂