Функционалното
домино
Функционалното домино
Много често, когато помагам с Agile транформацията на една организация, въпросът „Кой в коя роля ще влезе?“ е изключително актуален. „Дали Project Manager-ът да стане Product Owner?“. „Или да влезе в ролята на Scrum Master?“. „А какво да правим с Team Lead-рът?“ – „Да го направим Scrum Master или да остане Developer“? Създадох техниката Функционалното домино, за да улесня решаването на този проблем, стъпвайки върху идеята, че конкретният избор трябва да отразява най-вече личните предпочитания на самия човек (най-малкото, за да бъде устойчив този избор). И е „домино“ не случайно! Всяка една грешка тук може да окаже изключително негативен ефект върху вашата Agile трансформация (с потенциала да „срути цялата конструкция“, която се опитвате да изградите). Поне моят опит показва това...
10 мин.
Тази техника е част от книгата „Никога не спирайте да експериментирате“, която може да свалите напълно безплатно.
Кои са 5-те основни функции в една организация?
Всичките тези години в корпоративния свят ми показаха, че съществуват най-малко 5 основни типа дейности (които наричам „функции“) в една организация. Чрез тях, и по-конретно чрез тяхна комбинация, аз винаги успявам да опиша всяка една роля и позиция. По-долу ще видите кои са тези функции (които често обединявам в т.нар. 5P модел за работата от People, Process, Products, Politics и Platforms) и какъв „тип работа“ най-често включват те.
Управление на хора.
- Управление на представянето (вкл. идентифициране, оценяване, развиване и подобряване на представянето на служителите в организацията).
- Обучение и развитие на служителите (вкл. коучинг и менторстване).
- Подбор, задържане и освобождаване на служителите.
- Управление на мотивацията и ангажираността на служителите.
- Осигуряване на дисциплина на служителите (вкл. спазване на етичния кодекс на организацията, следване на организационните политики и т.н.).
- Управление на междуличностните взаимоотношения и конфликти между служителите.
- Грижа за работната среда (вкл. наличието на шум, добро осветление и т.н.).
Управление на процеси.
- Управление на работния поток (вкл. дефинирането/дизайна, контрола на изпълянението, ревизирането и актуализирането на различни работни потоци в организацията).
- Дефинирането на процеси, процедури, практики, политики, стандарти, протоколи, които да се следват от служителите.
- Дефинирането на роли и отговорности на служителите.
- Планиране и дефиниране на графици за изпълнение на поети ангажименти (вкл. управление на ресурсите).
- Управление на изпълнението (или т.нар. мониторинг и контрол на изпълняваните задачи).
- Управление на информационните потоци в организацията.
- Управление на промяната.
- Управление на риска.
Управление на продукти и услуги.
- Управление на портфолиото от продукти и услуги на организацията.
- Управление на жизнения цикъл на продукта / услугата.
- Продажби.
- Маркетиране на продукта / услугата.
- Управление на клиентите (вкл. грижа за степента на тяхната удовлетвореност, лоялност и т.н.).
- Управление на вендорите.
- Управление на изискванията и версиите.
- Управление на конфигурациите.
- Управление на иновациите.
- Управление на качеството.
Управление на организацията.
- Стратегическо управление на организацията (вкл. дефиниране на визия, мисия, дългосрочни цели и стратегии за тяхното изпълнение).
- Корпоративно управление (вкл. определяне на организационната / властова структура, корпоративна социална отговорност и т.н.).
- Управление на финансите.
- Управление на администрацията.
- Управление на всички заинтересованите страни (вкл. кредитори, инвеститори, собственици и т.н.).
- Предприемачество.
- Управление на организационната култура (вкл. дефиниране на организационните ценности, вярвания, убеждения и т.н.).
Управление на технологиите.
- Дефиниране на технологичен план за развитие на организацията (вкл. дефиниране на технологичния стек, които ще се използва).
- Архитектура, анализ и дизайн на създаваните продукти / услуги.
- Създаване и подобряване на продуктите / услугите.
- Проверка на качеството на продуктите / услугите.
- Интеграция и пускане на версии.
- Поддръжка на продуктите / услугите.
- Управление и администриране на използваната инфраструктура.
- Дефинирането на технически стандарти, добри практики и техники, сертифициране и т.н..
- Осигуряването на технитечески обучения и консултации.
Функционално домино?
Функционалното домино визуализира разпределението на времето, прекарано от даден човек по функциите, описани по-горе. Всяка точка отразява 10% от общото време, с което човека разполага. Ето ви примерно Фунционално домино:
хора
•
процес
•••••••
продукт
•
орган.
•
техн.
От примера по-горе се вижда, че човекът (или позицията / ролята, която функционалното димино отразява) отделя 70% от времето си за управление на процесите, по 10% за управление на хората, продукта и организацията, и никакво време за неща, свързани с технологии. Подобно функционално димоно чудесно би могло да отрази ролята на класическия Project Manager (въпреки че това може значително да варира между различните теоритични рамки, както и на практика, в отделните ораганизации).
Product Owner, Scrum Master или Developer?
Ще се опитам да илюстрирам силата на Фунционалното домино с пример за Scrum трансформация. Съответно по-долу ще намерите моя прост алгоритъм, с който определям кой в коя роля ще се чувства най-добре в една такава трансформация:
Стъпка 1. Запознайте човека с 5P модела за работа.
Представете на човека 5P модела за работа и му дайте малко време, за да го „осмисли“.
Стъпка 2. Поканете човека да разпредели своето време така, както би искал, ако имаше възможност за избор.
За всяка от функциите – нека човекът определи колко време би искал да прекарва по нея (спрямо своите лични предпочитания).
Стъпка 3. Нарисувайте неговото Функционално домино.
Като имате разпределението от стъпка 2 е време да го визуализирате чрез Функционалното домино.
Стъпка 4. Сравнете неговото Функционално домино със „стандартното“ Функционално домино на съответната роля.
С времето съм натрупал доста данни за това какво време Product Owner-ите, Scrum Master-ите и Developer-ите прекарват по петте функции от 5P модела за работа. На базата на тях съм създал „стандартно“ Функционално домино за всяка от тези роли. Ето ги и тях:
Product Owner
хора
процес
•
продукт
••••••••
орган.
техн.
•
Scrum Master
хора
••
процес
•••••
продукт
•
орган.
•
техн.
•
Developer
хора
процес
•
продукт
••
орган.
техн.
•••••••
Обръщам внимание, че тези „стандартни“ Функционални домина за трите роли в Scrum отразяват моя личен опит и съответно не могат да бъдат генерализирани. Използвайте с внимание! 🙂
Стъпка 5. Изберете ролята с най-голямо съвпадение.
Понякога се случва така, че предпочитанията на човека не се доближават до никоя от ролите в Scrum. Но кой е казал, че трябва да се ограничаваме само до тях?
Какво е вашето функционално домино?
По-долу дефинирайте начина, по който бихте желали да разпределите времето си между отделните функции. И ще научите коя роля в Scrum e най-близка до вашите лични предпочитания за работа!
За какво друго бихте могли да използвате Функционалното домино?
През годините съм открил още две изключително полезни приложения на Функционалното домино, а имено:
Визуализиране на „структурата на екипа“ в контекста на предпочитанията за работа.
Когато разполагате с Функционалните домина на всички от екипа, можете лесно да визуализирате какви предпочитания преобладават, както и къде има „дефицити“. Съответно това може да ви помогне изключително много за изграждането на добре балансирани екипи, в които за всяка функция си има човек, който се чуства комфортно и дори „гори“ в нея. Ето една примерна такава структура:
От примера по-горе ясно се вижда, че този екип е „небалансиран“, защото има остър дефицит от гледна точка на управление на хора и организационно управление. Съответно за тези функции ще трябва да се погрижи някой „извън екипа“. А дали познахте кой е екипът? Да, да, точно така – това е Scrum екипът (пак, спрямо моят личен опит)! 🙂
Прихващане на т.нар. „мискалибрация“.
„Мискалибрация“ има тогава, когато имаме някакъв вид несъответствие между човека и работата, която изпълнява. Съотвено можем да имаме поне три типа мискалибрация:
- Оперативна „мискалибрация“ – когато имаме разминаваме между времето, което човек ТРЯБВА да прекарва по отделните функции, и времето, което РЕАЛНО прекарва.
- Мотивационна „мискалибрация“ – когато имаме разминаваме между времето, което човек ТРЯБВА да прекарва по отделните функции, и времето, което ИСКА да прекарва по тях.
- Компетентносттна „мискалибрация“ – когато имаме разминаваме между времето, което човек ТРЯБВА да прекарва по отделните функции, и компетенциите, които той има, за да МОЖЕ да прекарва ефективно време по тях.
Така, когато имаме Функционалните домина, отразяващи: 1) времето, което човек прекарва по всяко от функциите или т.нар. Заложено домино; 2) времето, което ролямата му изисква да прекарва по всяка от тези функции или т.нар. Реално домино; 3) личните предпочитания на човек или т.нар. Желано домино и 4) оценка на неговите компетенции или Можещо домино (в което за всяка функция даваме оцека от 1, най-ниска до 10 най-висока), можем да получим следната визуализация:
От примера по-горе ясно се вижда, че имаме много висока мотивационна и компетентностна „мискалибрация“.
Добре, осигурихте съответствие между човек и работа. Но как да създадете „химия“ между хората и техните ръководители?
Идеи как бихте могли да постигнете това ще откриете в Кръговете на властта.
Филтрирайте по тема:
Управление на времето
Управление на стреса
Самоувереност и асертивност
Ефективна комуникация
Лидерство
Работа в екип
Управление на конфликти
Управление на хора
Вземане на решения и решаване на проблеми
Ефективни преговори
Управление на проекти
Управление на промяната и ефективно учене
Scrum
Разберете колко често трябва да пробвате нови неща и да експериментирате.
Поставете правилните основи, за да изградите силна култура на растеж.
Оценете доколко устойчиво е това, което правите.
Минете на забавен кадър и случвайте важните неща.
Вие сте човекът, който трябва да се погрижи за своята лична ефективност.
Уверете се, че дефинирате цели, на които не може „да откажете“.
Оценете колко положително възприемате себе си.
Разберете дали полагате достатъчно от „правилната“ грижа за другия.
Проверете дали човека, за когото се грижите, е на „правилното място“.
Намерете правилната роля за всеки човек във вашата организация.
Научете се да „миксирате“ ефективно различните прояви на власт.
Проверете дали хората бихва ви последвали „до края на света“.
Вижте какви „битки“ трябва да спечелите, за да случите промяната.
Оценете до колко ефективно взимате решения.
„Обезвредете“ капаните по пътя на трансформирането на факти в действия.
Какво би избрал – супер звезди или супер екип?
Идентифицирайте правилната стратегия за управление на вашия екип.
Разберете в кои конфликти си заслужава да „влезете“.
Вижте как да създавате „неустоими“ предложения по време на преговори.
„Осветлете“ силовото поле на преговорите, които водите.
Дефинирайте правилно вашата цел преди да започнете една комуникация.
Изберете правилната стратегия за упрвление на заинтересованата страна.
Вижте защо е крайно време продуктът ви да мине на „диета“ и „упражнения“.
Прогнозирайте така, сякаш се борите с триглава змия.
Направете аутопсия на стреса и открийте „устойчив“ лек за него.
Помогнете на хората да се справят с негативните си емоции по време на промяна.
Оценете морала на хората, които управлявате.
Увеличете емоционалната обвързаност на хората към вашия екип и организация.
Изберете правилната ретроспектива спрямо развитието на вашия екип.
Вижте как да ретроспектирате там, където няма време и желание за това.
Оценете удовлетвореността на другите с вашата инициатива.
Свързани обучения?
Филтрирайте по тема:
Agile обучения и обучения за управление на проекти
Обучения за лична ефективност
Обучения за екипна ефективност и лидерство
Обучения за организационна ефективност
Свържете се с мен?
Хареса ви това, което прочетохте? Научете още повече със сертифициращото обучениe към Scrum.org и/или Scrum Master Академията на agify.me! 🙂